במאמר הקודם נתנו פרטים בסיסים על תוכנית גפ"ן והאפשריות להופיע כספק בה
והפעם:
על תשלומים לספק המוכר בגפ"ן
בואו נבין, איך מתנהלת העברת התקציב למוסד?
בשנת תשפ"ד משרד החינוך יעביר לבתי ספר את כל תקציב הגפ"ן ב-2 פעימות,
אחת בתחילת השנה בחודש ספטמבר, והפעימה השניה- בחודש ינואר.
איך אני אקבל את הכסף?
טענה ששמענו מספקים: המוסד טוען כי עדיין לא קיבל את הכסף ולכן התשלום יתעכב.
חשוב להבין כי אמנם לכל מוסד יש את המערכת לניהול תקציבים ותשלומים פנימית משלו,
אך כמו שכתבנו מוסדות החינוך יקבלו את התקציב מראש,
ולכן ספק יכול לדרוש את תנאי התשלום המקובלים עליו כי הכסף לרוב כבר נמצא אצל המוסד.
איזה מסמך להגיש למוסד ע"מ לקבל את התשלום?
עצה שווה זהב!
אל תתנו קבלות או חשבוניות מס לפני שתקבלו את התשלום.
תוכלו להוציא חשבונית / הצעות מחיר / דרישה לתשלום,
וחשבונית מס / קבלה רק לאחר התשלום.
ולמה?
מוסד הלימודים מחוייב להעלות לתוכנת כספים תיעוד של שימוש ההזמנות שבוצעו במערכת גפ"ן דווקא ע"י חשבונית מס או קבלות מפורטות.
למוסד יש תאריכים ויעדי דיווח להתנהלות עם התקציב, שנקראים: דיווח ביצוע.
ברגע שספק מגיש חשבונית מס/קבלה התואמת לכללי הדיווח
הוא יוצר מצב שלמוסד הלימודים אין לחץ לשלם לו, כי הוא כבר "מסודר" מול מערכת גפ"ן.
דרישות תשלום ושות' אינן מוכרות בתוכנת הכספים, ולכן הן מעולות ע"מ להלחיץ את המוסד לשלם בזמן.
יש בשורות טובות?
יש:)
בשנה החולפת תשפ"ג, למנהלי בתי הספר היה תקציב מוגבל לשימוש גמיש
ובשנה הבאה התקציב הגמיש גדל באופן משמעותי,
דבר המאפשר גם לספקים שהתוכנית שלהם מאושרת בסל גמיש (שהם למעשה רוב הספקים)
להנות מהזמנות רבות דרך גפ"ן.
ומה הלאה?
האשכול שם לעצמו מטרה ראשונית
לראות את הספקים ונותני השירות במרכז,
לקדם אותם ולהנגיש מידע שווה זהב
אותו אנו מקבלים ממשרד החינוך כמידע מנהלים, אך רלוונטי לא פחות ספקים.
בימים אלו אנו נשלח למנהלים קטלוג האשכול מהדורה 6
במהדורה מורחבת ומעודכנת לשנת תשפ"ד,
ופתחנו את ההרשמה למהדורה 7, שתצא לאחר החגים
ותכלול את מפרסמי מהדורה 6 ומצטרפים החדשים
שנת תשפ"ג מאחורינו עם הצלחה גורפת לקטלוג, מאות הורדות,
אלפי שיחות נכנסות ומאות סגירות והזמנות
הירשמו כאן ותהיו חלק מקטלוג האשכול תשפ"ד למגזר החרדי!
במאמר הבא- אופן הוצאת חשבונית ושירות מותאם לקוח שיגרמו לבתי הספר להזמין אתכם שוב ושוב
לפניות: katalogefen@gmail.com
