למה אנחנו צריכים ספר נהלים (ומה זה בכלל?) / גילי שלזינגר- טנגרם

בדרך כלל העסק שלנו נולד יש מאין:

התחלנו משהו בקטן, ניסינו,

אולי עבדנו כשכירות במקביל באותו תחום עד שהעסק הגיע למה שהוא היום.

לא התחלנו מראש עם קביעת חזון, החלטות, סיכומים וכללים,

והעובדה הזו הרבה פעמים פוגעת בהתנהלות הנכונה של העסק,

ולוקחת מאתנו המון זמן ואנרגיה.

ברגע שיש לך כללים מובנים ומוגדרים –

זה נעשה הרבה יותר קל.

ניקח דוגמא מעולם נותני השירות:

האם יש לך מחיר קבוע שאת גובה מלקוחות?

אני לא מדברת על מוצרים שנמכרים במחיר אחיד, ובכללם גם שעות עבודה,

אלא דברים מורכבים יותר: האם ברור לך איך את מתמחרת, או את כל פעם מתמחרת מהבטן?

גם אם יש לך מוצרים, ויש להם מחיר קבוע מראש, מה קורה כשלקוח מבקש הנחה?

ואם מבקשים ממך תרומה לארגון חסד, כמו שמצוי בירידים של סמינרים?

ואם מישהו רוכש כמות גדולה?

כל ההחלטות הללו גוזלות אנרגיה וזמן, כשבעצם אפשר לשכפל את ההחלטה ולהשתמש בה בסיטואציות דומות.

להצעה שלי יש ראשי תיבות באנגלית: SOP.

Standard Operational Procedures

בעברית: כתיבת ספר נהלים.

ספר נהלים הוא בעצם פרוטוקול המנחה מה לעשות במצבים מסוימים.

בבית חולים זה יהיה נוהל קבלת מטופל,

במלון זה מה צריך לעשות כשמכינים חדר לאורח חדש,

ובשירות לקוחות – מה עושים כשלקוח מתלונן ואיך לפצות אותו.

אין צורך להחליט בכל פעם מחדש מה צריך לעשות.

כשנמצאים בסיטואציה מסוימת, יודעים בדיוק איך לפעול.

מה תרוויחי כשיהיה לך ספר נהלים?

• אחידות משדרת מקצועיות
• חיסכון בזמן ובאנרגיה
• עמידה על כללים (אלו הנהלים…)
• מניעת הפסדים כספיים
• מה שלא נמדד לא מנוהל
• פניות לבנייה ופיתוח של העסק
• תשתית מצוינת להכשרת עובדים

ספר נהלים הוא לא משהו חד פעמי, מהסוג של "שגר ושכח".

אנחנו בונים אותו, משנים, כותבים, מעדכנים ומחדדים בהתאם לסיטואציות ולעדכונים בשטח.

למעשה, כל "כלל" שנקבע בעסק שלנו, בדם, יזע ודמעות, ייכנס לספר הנהלים.

הפורמט המומלץ הוא כתיבה בקובץ ממוחשב, והדפסה.

הקובץ במחשב מיועד לשינויים ודיוקים שנעשים מטבע הדברים עם הזמן וההתנהלות,

וה"ספר" המודפס משמש להדרכה בזמן אמת.

ברגע שברור לנו מה אמור לקרות בעסק

נחסוך את הכניסה לנישה המרגיזה של התלבטויות ומחשבות שלוקחות המון אנרגיה.

זה לא שלא יהיו התלבטויות והכרעות.

עסק הוא יצור דינמי שנמצא בתנועה מתמדת ולכן דברים ישתנו,

אך כשתהיה לנו את התשתית הברורה שתיתן את המידע והכלים כיצד לפעול,

כשהכל יהיה מאורגן וברור וכתוב – גם הקפיצות האלו יהיו קלות וברורות יותר.

וישאירו אותנו עם אנרגיה זמינה לדברים החשובים באמת.

נהנית?

מוזמנת לקבל טיפ שבועי לסדר והתייעלות בלחיצה כאן